某省属国企会务接待标准化手册

    一、说明

    1.前言。为进一步规范集团公司办会标准，提高办会效率，更好地为集团公司各类型会议做好管理和服务保障工作，特编写本手册供各部门参考，内容主要包括会议标准化工作及相关注意事项。

    2.会议分类。根据《集团公司会议管理办法》的通知要求，会议分以下四种：

    一类会议：由公司和公司党委组织召开，要求各单位主要领导和相关人员参加的会议；会议参会人数原则上不超过300人、会期不超过2天。

    二类会议：由公司纪委、工会、团委或机关各部门组织召开，要求各单位副职领导和相关人员参加的会议；会议参会人数原则上不超过200人、会期不超过1天。

    三类会议：除一类、二类会议以外的其他会议，包括各类研讨会、座谈会、经验交流会等；参会人数原则上不超过100人、会期不超过半天。

    临时性会议：指计划会议外，临时组织召开的会议，由主责部门负责承办相关会议。

    二、办会工作流程

    1.会前工作

    1.1确认会议信息。会议名称、时间、地点、议程、出席领导、其他与会人员。

    1.2预约会议室。会议通知发布前，根据确认后的会议信息，按照OA会议预约流程，预约会议室。对于临时性会议，应第一时间预约会议室。

    1.3 发布会议通知。根据会议具体情况，起草会议通知，并及时通过网络电报、通知公告、会议通知流程等形式发布，以便与会人员能够事......此处隐藏3732字，下载文档可见......单与会议通知单、座位排序表。人员名单与会议议程均根据实际参会人员与上会议题填写，座位排序表与会议室座椅布置一一对应，在总经理办公会上的作用等同于电子席卡。

    3.8布置会场（提前24小时)。联系科技与信息化部导入电子版议题与座位排序表，逐台调试升降显示器，确保名字显示无误，确保议题资料正常打开、内容完整，发现错误应及时更正；逐席检查话筒工作正常。依次摆放参会人员名单、会议议程至各局领导桌面，另摆放参会人员名单、上月交办事项至总经理桌面。如有部门负责人汇报部门建设情况或有其他汇报材料，需提前向相关部门取得PPT，调试秘书机、投影仪与激光笔。

    3.9会议开始阶段。引导参会人员进场，留至少两名办会人员在门口引导入座；会前5分钟观察入座情况，对未到场人员要及时进行电话通知；如遇参会人员临时变更，按原席位入座；如遇紧急情况缺席，需向总经理汇报。

    3.10会议进入正常程序。放置录音笔至总经理话筒附近；实时跟进签到进度；办会人员列席旁听并记录，期间注意会场异常情况。

    3.11会议结束后，收集签到表等桌面材料，降下显示屏，整理会议记录，撰写会议纪要，并按要求进行归档。

    3.12根据会议实际内容，形成任务分解表，下发交办通知；落实跟踪督办职能。